COME IMPORTARE LE FATTURE ELETTRONICHE IN BRAINWARE

In Brainware, tramite il servizio MultiFatture, è possibile contabilizzare le fatture elettroniche automaticamente.

Affinché avvenga l'importazione in modo corretto, i passaggi da effettuare, in Brainware, sono tre:
1. Creare l’anagrafica del fornitore
2. Creare la Tabella Utenza
3. Importare la fattura.

1. CREARE L’ANAGRAFICA DEL FORNITORE
In Brainware verificare, ed eventualmente creare, l’anagrafica del fornitore per il quale si dovranno contabilizzare le fatture.
Le anagrafiche fornitori si trovano con il seguente percorso:
ARCHIVI -->  FORNITORI – DEBITORI -->  ANAGRAFICA FORNITORI

2. CREARE LA TABELLA UTENZA

In questo passaggio si dovrà creare la regola indicando come si vorranno contabilizzare le fatture di ogni fornitore.
Le tabelle Utenza di trovano con il seguente percorso:
ARCHIVI --> TABELLE UTENZE

Per facilitare l’inserimento delle utenze, nella finestra di inserimento Utenze, troverete il tasto: CARICAMENTO MASSIVO UTENZE FATTURE XML

Si aprirà l’elenco di tutti i fornitori e per ognuno potrete impostare il Mastro ed il Conto nel quale vorrete contabilizzare il costo.

CONSIGLIO: Nel caso ci siano fatture di fornitori che non rispettano sempre la stessa regola, creare a bilancio un conto provvisorio, come ad esempio FATTURE DA SMISTARE, cosi una volta importate, potrete riprendere la registrazione e imputare il conto adeguato.

3. IMPORTARE LE FATTURE
La prima volta che si effettua l’importazione, fare le seguenti verifiche:
a. Controllare, che sia presente la cartella FATTURE ELETTRONICHE, all’interno del seguente percorso del vostro computer:
DISCO C --> BwSql
Dovesse mancare, crearla.

b. Controllare che nel menù orizzonale di Brainware sia presente la funzione Muldialogo o MultiFatture. Per configurarlo, accedere al seguente percorso:
FILE --> OPZIONI

Selezionare Multidialogo come “Servizio di Postalizzazione”
Indicare in “Robot fatture – nome del file csv da leggere ed importare” il percorso della cartella FATTURE ELETTRONICHE (visto nel punto a.)

Chiudere Brainware e riavviarlo.

c. Inserire le credenziali della registrazione a Multifatture tramite il seguente percorso:
MULTIDIALOGO (o MULTIFATTURE) -->  DATI DI ACCESSO AL SERVIZIO

Selezionare l’archivio ed inserire Username (mail di registrazione) e password.
Ora è possibile importare le fatture tramite il percorso:

MULTIDIALOGO (o MULTIFATTURE) -->  SERVIZIO MULTIFATTURE

Configurare i campi disponibili

Tipologia Fatture: Per le fatture elettroniche selezionare fatture elettroniche XML, per l’importazione di fatture tradizionali selezionare Fatture in formato csv
Amministratore: Selezionare l’archivio (o licenza) nel quale si sono presenti i condomini per il quale fare l’importazione.
Periodo: Indicare sempre una data dal quale si vuole fare l’importazione
Percorso di archiviazione file scaricati: Indicare il percorso dove trovare la cartella FATTURE ELETTRONICHE visto al punto 3a.
Anno in cui creare la registrazioni contabili: Si consiglia di indicare l’opzione IN BASE ALLA DATA FATTURA/PAGAMENTO.

Confermare l’importazione con la spunta verde.

Si aprirà il riepilogo delle fatture registrate che ritroverete nell’elenco dei movimenti contabili.