COME IMPORTARE LE FATTURE ELETTRONICHE IN BRAINWARE
In Brainware, tramite il servizio MultiFatture, è possibile contabilizzare le fatture elettroniche automaticamente.
Affinché avvenga l'importazione in modo corretto, i passaggi da effettuare, in Brainware, sono tre:
1. Creare l’anagrafica del fornitore
2. Creare la Tabella Utenza
3. Importare la fattura.
1. CREARE L’ANAGRAFICA DEL FORNITORE
In Brainware verificare, ed eventualmente creare, l’anagrafica del fornitore per il quale si dovranno contabilizzare le fatture.
Le anagrafiche fornitori si trovano con il seguente percorso:
ARCHIVI --> FORNITORI – DEBITORI --> ANAGRAFICA FORNITORI
2. CREARE LA TABELLA UTENZA
In questo passaggio si dovrà creare la regola indicando come si vorranno contabilizzare le fatture di ogni fornitore.
Le tabelle Utenza si trovano con il seguente percorso:
ARCHIVI --> TABELLE UTENZE
NB: Fanno eccezione le fatture relative alle utenze.
In questo caso il codice utenza sarà il codice contatore (per il servizio elettrico sarà il POD). L’inserimento dell’utenza dovrà essere fatta manualmente.
Per tutti gli altri fornitori, per facilitare l’inserimento delle regole, nella finestra di inserimento Utenze, troverete il tasto: CARICAMENTO MASSIVO UTENZE FATTURE XML
Si aprirà l’elenco di tutti i fornitori e per ognuno potrete impostare il Mastro ed il Conto nel quale vorrete contabilizzare il costo.
CONSIGLIO: Nel caso ci siano fatture di fornitori che non rispettano sempre la stessa regola, creare a bilancio un conto provvisorio, come ad esempio FATTURE DA SMISTARE, cosi una volta importate, potrete riprendere la registrazione e imputare il conto adeguato.
3. IMPORTARE LE FATTURE
Prima di procedere con l’importazione, fare le seguenti verifiche dal computer con l’istallazione del Server :
a.Controllare, che sia presente la cartella denominata “Fatture Elettroniche”, all’interno del seguente percorso del vostro computer:
DISCO C-->BwSql
Dovesse mancare, crearla.
b. Controllare che nel menù orizzonale di Brainware sia presente la funzione Muldialogo o MultiFatture. Per configurarlo, accedere al seguente percorso:
FILE --> OPZIONI
Selezionare Multidialogo come “Servizio di Postalizzazione”
Indicare in “Robot fatture – nome del file csv da leggere ed importare” il percorso della cartella FATTURE ELETTRONICHE (visto nel punto a.)
Chiudere Brainware e riavviarlo.
c. Inserire le credenziali della registrazione a Multifatture tramite il seguente percorso:
MULTIDIALOGO (o MULTIFATTURE) --> DATI DI ACCESSO AL SERVIZIO
Selezionare l’archivio ed inserire Username (mail di registrazione) e password.
Ora è possibile importare le fatture tramite il percorso:
MULTIDIALOGO (o MULTIFATTURE) --> SERVIZIO MULTIFATTURE
Configurare i campi disponibili
Tipologia Fatture: Per le fatture elettroniche selezionare fatture elettroniche XML, per l’importazione di fatture tradizionali selezionare Fatture in formato csv
Amministratore: Selezionare l’archivio (o licenza) nel quale si sono presenti i condomini per il quale fare l’importazione.
Periodo: Non è obbligatorio impostare una data, ma se siete interessati ad contabilizzare le fatture di un determinato periodo potrete sfruttare questa funzione
Percorso di archiviazione file scaricati: Indicare il percorso dove trovare la cartella FATTURE ELETTRONICHE visto al punto 3a.
Anno in cui creare la registrazioni contabili:
Scegliere tra:
- a. STANDARD: La fattura verrà registrato nell’ultimo esercizio aperto;
- b. IN BASE ALLA DATA FATTURA/PAGAMENTO: in caso di più esercizi aperti la fattura verrà registrata nell’esercizio che comprende la data della fattura.
Confermare l’importazione con la spunta verde.
Si aprirà il riepilogo delle fatture registrate che ritroverete nell’elenco dei movimenti contabili.