IMPORTARE LE FATTURE IN PIGC CON MULTIFATTURE

Da PIGC, con il Multifatture di Multidialogo, è possibile contabilizzare i costi di tutti i vostri fornitori e scaricare il PDF delle fattura.

Affinchè avvenga l'importazione in modo corretto, i passaggi da effettuare sono i seguenti:

1. Aprire il Multifatture e attivare i fornitori
2. Registrare il Codice Importazione
3. Imputare la voce di spesa nei piano dei conti
4. Registrare le fatture

1. APRIRE IL MULTIFATTURE E ATTIVARE I FORNITORI

Accedere a Multidialogo,
dalla Homepage scegliere la voce MULTIFATTURE.

Oppure, potrete collegarvi a Multifatture, utilizzando le vostre credenziali di Multidialogo tramite il seguente link: https://go.multifatture.it

Indicare il gestionale utilizzato.
Questa operazione è richiesta solo al primo accesso e vi permetterà di poter usufruire di una “guida alla configurazione” per una corretta importazione.

Dal menù FORNITORI,
potrete ricercare e abilitare i fornitori di vostre interesse.

Potrete utilizzare il filtro di ricerca per trovare i vostri fornitori.

Avrete a disposizione diverse voci, confermare la ricerca con APPLICA
Per chiudere la finestra di ricerca cliccare su ANNULLA

 

Se il filtro verrà salvato, troverete il simbolo di ricerca colorato.

Per annullare la ricerca, aprire il filtro e cliccare sul simbolo RESETTA

Una volta trovato il fornitore, potrete abilitarlo cliccando su ABILITA

Per i grandi fornitori vi verrà richiesto di inserire il vostro codice amministratore, per tutti gli altri sarà sufficiente confermare l'abilitazione.

Tutte le fatture saranno disponibili da subito, ad eccezione del fornitore Eurocert per il quale saranno disponibili dal giorno successivo.

Nel menu' FORNITORI,
cliccando su ELENCO ABILITATI, troverete tutti i vostri fornitori.

Infine, per invitare i vostri fornitori, troverete un apposito canale:
nel menù FORNITORI,
cliccare sulla voce INVITA.

Qui potrete inviare un invito ad un singolo fornitore oppure massivo.

Per visualizzare le fatture dei vostri fornitori,
dal menù FATTURE,
cliccare sulla voce ELENCO.

Anche qui, lo stesso filtro di ricerca vi permetterà di filtrare nell'elenco e visualizzare le fatture di vostro interesse.

 

Accedere a PIGC.
Il codice importazione (POD) è un codice univoco che viene assegnato al condominio. Ogni codice importazione assegnato al condominio sarà diverso per ogni fornitore.

Dove trovare il Codice Importazione:
In Multifatture, nell'elenco delle fatture disponibili troverete una colonna chiamata Codice Importazione.

2. REGISTRARE IL CODICE IMPORTAZIONE
Dal menù INSERIMENTI,
scegliere la voce ARCHIVIO MISURATORI:

a. Scegliere il condominio per il quale fare la registrazione
b. Registrare l'utenza indicando:
- Fornitore (se non è presente va registrato nell'anagrafico Fornitori )
- Indicare il tipo di servizio che offre (scrivendolo o scegliendo tra quelli proposti)
- Indicare il Codice importazione (POD)

La compilazione di tutti gli altri sono dati è facoltativa e non indispensabile al fine dell'importazione.

2. IMPUTARE LA VOCE DI SPESANEL PIANO DEI CONTI
Dal menù INSERIMENTI, scegliere la voce BILANCIO CONSUNTIVO E REGISTRAZIONE FATTURE

a. Scegliere il condominio per il quale fare la registrazione
b. Imputare, o creare, il conto di spesa. Nella descrizione deve essere presente il codice importazione (POD) ed eventualmente la percentuale di costo se va diviso in due o più conti di spesa in differenti tabelle millesimali.

Es. il costo verrà registrato totalmente in un'unica voce di spesa:
Fornitura Luce IT001E01234567

Es. il costo verrà registrato in più voci di spesa, indicare quindi le percentuali:
Fornitura Luce IT001E01234567 30%
Fornitura Luce IT001E01234567 70%

Ora è possibile importare le fatture.

4. REGISTRARE LE FATTURE
Dal menù INSERIMENTI, scegliere la voce REGISTRAZIONE FATTURE ELETTRONICHE (DA MULTIFATTURE)

Si aprirà una finestra in cui verrà richiesto di inserire Username e Password.
Nel caso siano già stati inseriti rimarranno salvati, quindi proseguire con OK.

Ora si aprirà la finestra nella quale sarà possibile importare i costi dei vari fornitori.
Qui è possibile, verificare l'elenco dei fornitori che hanno aderito al servizio Multifatture, oltre all'elenco dei fornitori già abilitati.

Fatture relative a: Impostare il fornitore
Dal – al: impostare il periodo di tempo per la quale si vuole contabilizzare il costo.
Cliccando sul simbolo LEGGI verranno elencate tutte le fatture.
Le fatture si differenziano in tre colori:
Verde: Fatture già importate, in questo caso nel campo "Note" viene evidenziato se sono già state pagate o meno.
Giallo: Fatture da importare
Rosso: Fatture non importabili: in questo caso nel campo "Note" viene indicato il motivo. 
I motivi potrebbero essere:
- POD inesistente: Non è stato inserito oppure non è stato inserito correttamente il POD;
- Fattura non importabile: Fattura da registrare manualmente, poiché non vengono letti correttamente i dati.
Problema che verrà risolto nel prossimo aggiornamento.

Dovrà essere importata una fattura alla volta, cliccandoci sopra con doppio click, oppure selezionandola e cliccando sul simbolo IMPORTA LA FATTURA SELEZIONATA.
Si aprirà un ultima videata che consentirà di verificare e aggiungere gli ultimi dati contabili della spesa.

Se la spesa dovrà essere ripartita in più voci di spesa si aprirà la seguente videata:

In questa finestra, la cosa importante da fare è indicare il POD, oppure una parola, nel campo "Denominazione conto" che identifichi le voci di spesa.
Compilare tutti i dati rimasti vuoti e confermare con OK
Si aprirà una nuova schermata con il dettaglio del costo ripartito sulle voci di spesa ritrovate in base al campo "Denominazione conto".

Confermare con OK

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